Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem informatycznym przygotowanym przez Ministerstwo Finansów służącym do wystawiania, otrzymywania i archiwizowania faktur w formie ustrukturyzowanej.
Więcej na temat KSeF znajduje się na stronie: https://www.podatki.gov.pl/ksef/.

Od kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe?

Od stycznia 2022 roku zostało uruchomione środowisko produkcyjne, które jest dostępne dla chętnych podatników. Natomiast od II kwartału 2023 roku planowane jest wprowadzenie obowiązkowego korzystania z platformy.

Kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF?

Do korzystania z KSeF będą zobowiązani:

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Z KSeF może korzystać podatnik oraz upoważnione przez niego osoby (np. pracownicy) oraz podmioty. Przewidziano różne rodzaje uprawnień:

• do wystawiania lub odbioru faktur;
• do nadawania dalszych uprawnień,
• do samofakturowania,
• komornicze/dla organów egzekucyjnych (w przypadku faktur w imieniu i na rzecz dłużnika).

Jakie są korzyści ze stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Korzyści ze stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych to przede wszystkim:

• Brak obowiązków związanych z JPK,
• Zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur,
• Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT do 40 dni,
• Brak konieczności wystawiania duplikatów,
• Gwarancja dostarczenia dokumentu.

Jak będzie można wystawić faktury ustrukturyzowane?

Komunikować się z KSeF oraz wystawiać faktury ustrukturyzowane będzie można:

• przy użyciu programów komercyjnych:
  – popularnych systemów finansowo-księgowych,
  – dedykowanych systemów IT,
• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów jak np.: Aplikacja Podatnika.

Jak wykorzystać technologię RPA (Robotic Process Automation) na potrzeby komunikacji z KSeF?

Robotyzacja procesów biznesowych pozwala zastąpić człowieka w wykonywaniu nudnych i powtarzalnych czynności realizowanych na ekranie komputera. Dzięki technologii RPA, której przykładem jest Wizlink®, można m.in. lepiej wykorzystać potencjał ludzki w organizacjach lub łatwo połączyć ze sobą różne systemy informatyczne, a w konsekwencji szybciej dostosowywać się do zmieniającego się otoczenia biznesowego.

W kontekście komunikacji z KSeF opracowany scenariusz dla robota może:

• Wystawiać faktury zarówno w trybie pojedynczych dokumentów oraz wsadowo, na podstawie:
  – Danych z plików wejściowych,
  – Gotowych plików ustrukturyzowanych zgodnych z KSeF,
  – Bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych,
  – Z innych „cyfrowych” źródeł.
• Odbierać faktury w sposób cykliczny lub adhoc i przekazywać je do:
  – Systemu finansowo-księgowego,
  – W formacie pliku Excel bądź w innym,
  – Systemu obiegu dokumentów,
  – Innego systemu informatycznego.
• Weryfikować poprawność wystawionej faktury.
• Pobierać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) związane z wystawieniem danej faktury.
• Sprawdzić status przetwarzania wysyłki.
• Informować kontrahenta o fakcie wystawienia faktury.
• Podejrzeć daną fakturę z systemie.
• Generować, archiwizować i wysyłać faktury w formie PDF wystawione w KSeF.

Dla jakich organizacji technologia RPA oraz Wizlink® mogą usprawnić pracę?

Zastosowaniem technologii Robotic Process Automation mogą być szczególnie podmioty, w których:

• Została przeprowadzona analiza procesów pod kątem zgodności z Krajowym Systemem e-Faktur oraz jest obecny plan dostosowania się i odpowiednie procedury z tym związane.
• Systemy finansowo-księgowe nie są i nie będą zintegrowane z KSeF.
• Występują specyficzne procedury, które wymagają dodatkowych manualnych czynności związanych z komunikacją z KSeF, np.:
  – Ewidencja faktur w obiegu dokumentów,
  – Dystrybucja faktur do klientów, partnerów,
  – Weryfikacja statusów wysłanych dokumentów i pobieranie UPO,
  – Pobieranie otrzymanych faktur z KSeF.

W jaki sposób robot RPA opracowany w Wizlink® może się komunikować z KSeF? 

Robot może działać na systemie KSeF na kilka sposobów:

• W darmowych narzędziach przygotowanych przez Ministerstwo Finansów takich jak Aplikacja Podatnika w sposób analogiczny jakby robił to człowiek:
  https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login,
• Przy wykorzystaniu API do KSeF udostępnionego przez Ministerstwo Finansów:
  https://ksef.mf.gov.pl/,
• Poprzez obecne już w organizacji narzędzia komunikujące się z KSeF i/lub generujące faktury ustrukturyzowane.

Zapraszamy do kontaktu szczególnie:

• firmy konsultingowe zajmujące się doradztwem księgowym i podatkowym, które zajmują się stroną merytoryczną i procesową problematyki związanej z KSeF,
• firmy wdrożeniowe, które chciałyby budować autorskie rozwiązania do KSeF dla klientów końcowych w oparciu o polską technologię Wizlink®,
• organizacje prywatne i publiczne, które mają już opisane procesy dostosowujące organizacje do KSeF i widzą potrzebę wykorzystania cyfrowych pracowników w części tego procesu.

Formularz kontaktowy

Błąd: Brak formularza kontaktowego.