Wykorzystanie technologii Wizlink® RPA na potrzeby KSeF

You are currently viewing Wykorzystanie technologii Wizlink® RPA na potrzeby KSeF
  • Post published:2022-05-12


Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem informatycznym przygotowanym przez Ministerstwo Finansów służącym do wystawiania, otrzymywania i archiwizowania faktur w formie ustrukturyzowanej.
Więcej na temat KSeF znajduje się na stronie: https://www.podatki.gov.pl/ksef/.

Od kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe?

Od stycznia 2022 roku zostało uruchomione środowisko produkcyjne, które jest dostępne dla chętnych podatników. Natomiast od II kwartału 2023 roku planowane jest wprowadzenie obowiązkowego korzystania z platformy.

Kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF?

Do korzystania z KSeF będą zobowiązani:

  • Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
  • Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
  • Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Z KSeF może korzystać podatnik oraz upoważnione przez niego osoby (np. pracownicy) oraz podmioty. Przewidziano różne rodzaje uprawnień:

  • do wystawiania lub odbioru faktur;
  • do nadawania dalszych uprawnień,
  • do samofakturowania,
  • komornicze/dla organów egzekucyjnych (w przypadku faktur w imieniu i na rzecz dłużnika).

Jakie są korzyści ze stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Korzyści ze stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych to przede wszystkim:

  • Brak obowiązków związanych z JPK,
  • Zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur,
  • Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT do 40 dni,
  • Brak konieczności wystawiania duplikatów,
  • Gwarancja dostarczenia dokumentu.

Jak będzie można wystawić faktury ustrukturyzowane?

Komunikować się z KSeF oraz wystawiać faktury ustrukturyzowane będzie można:

  • przy użyciu programów komercyjnych:
    – popularnych systemów finansowo-księgowych,
    – dedykowanych systemów IT,
  • z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów jak np.: Aplikacja Podatnika.

Jak wykorzystać technologię RPA (Robotic Process Automation) na potrzeby komunikacji z KSeF?

Robotyzacja procesów biznesowych pozwala zastąpić człowieka w wykonywaniu nudnych i powtarzalnych czynności realizowanych na ekranie komputera. Dzięki technologii RPA, której przykładem jest Wizlink®, można m.in. lepiej wykorzystać potencjał ludzki w organizacjach lub łatwo połączyć ze sobą różne systemy informatyczne, a w konsekwencji szybciej dostosowywać się do zmieniającego się otoczenia biznesowego.

W kontekście wdrożenia rozwiązania do Krajowego Systemu e-Faktur najważniejsze jest dokonanie analizy na styku księgowość-podatki-prawo-IT. Wykorzystanie określonej technologii czy rozwiązania jest rzeczą drugorzędną. Na rynku znajdują się firmy, która pomagają organizacjom dostosować swoje wewnętrzne procesy na potrzeby zgodności z KSeF. Zachęcamy do skorzystania z pomocy profesjonalnych firm w tym zakresie.

W kontekście komunikacji z KSeF opracowany scenariusz dla robota może:

  • Wystawiać faktury zarówno w trybie pojedynczych dokumentów oraz wsadowo, na podstawie:
    – Danych z plików wejściowych,
    – Gotowych plików ustrukturyzowanych zgodnych z KSeF,
    – Bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych,
    – Z innych „cyfrowych” źródeł.
  • Odbierać faktury w sposób cykliczny lub adhoc i przekazywać je do:
    – Systemu finansowo-księgowego,
    – W formacie pliku Excel bądź w innym,
    – Systemu obiegu dokumentów,
    – Innego systemu informatycznego.
  • Weryfikować poprawność wystawionej faktury.
  • Pobierać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) związane z wystawieniem danej faktury.
  • Sprawdzić status przetwarzania wysyłki.
  • Informować kontrahenta o fakcie wystawienia faktury.
  • Podejrzeć daną fakturę z systemie.
  • Generować, archiwizować i wysyłać faktury w formie PDF wystawione w KSeF.

Dla jakich organizacji technologia RPA oraz Wizlink® mogą usprawnić pracę?

Zastosowaniem technologii Robotic Process Automation mogą być szczególnie podmioty, w których:

  • Została przeprowadzona analiza procesów pod kątem zgodności z Krajowym Systemem e-Faktur oraz jest obecny plan dostosowania się i odpowiednie procedury z tym związane.
  • Systemy finansowo-księgowe nie są i nie będą zintegrowane z KSeF.
  • Występują specyficzne procedury, które wymagają dodatkowych manualnych czynności związanych z komunikacją z KSeF, np.:
    – Ewidencja faktur w obiegu dokumentów,
    – Dystrybucja faktur do klientów, partnerów,
    – Weryfikacja statusów wysłanych dokumentów i pobieranie UPO,
    – Pobieranie otrzymanych faktur z KSeF.

W jaki sposób robot RPA opracowany w Wizlink® może się komunikować z KSeF? 

Robot może działać na systemie KSeF na kilka sposobów:

  • W darmowych narzędziach przygotowanych przez Ministerstwo Finansów takich jak Aplikacja Podatnika w sposób analogiczny jakby robił to człowiek:
    https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login,
  • Przy wykorzystaniu API do KSeF udostępnionego przez Ministerstwo Finansów:
    https://ksef.mf.gov.pl/,
  • Poprzez obecne już w organizacji narzędzia komunikujące się z KSeF i/lub generujące faktury ustrukturyzowane.

Zapraszamy do kontaktu szczególnie:

  • firmy konsultingowe zajmujące się doradztwem księgowym i podatkowym, które zajmują się stroną merytoryczną i procesową problematyki związanej z KSeF,
  • firmy wdrożeniowe, które chciałyby budować autorskie rozwiązania do KSeF dla klientów końcowych w oparciu o polską technologię Wizlink®,
  • organizacje prywatne i publiczne, które mają już opisane procesy dostosowujące organizacje do KSeF i widzą potrzebę wykorzystania cyfrowych pracowników w części tego procesu.

Formularz kontaktowy